目次
仕事のスピードを早めて、生産性高く成果を生み出す方法
この記事では、仕事のスピードを早めて、生産性高く成果を生み出す方法について紹介します。
ビジネスにおいて成果を出す重要な要素は行動のスピードです。
スピードを早める意識で仕事を磨いていくことで、情報を掴み質の高い仕事を行えるようになり、仕事を楽しめる状態を実現できるようになります。
「2分以内で仕事は決断しなさい」を参考にしながら、仕事のスピードを早める方法も紹介し、具体的にどういうことをしていけば生産性高く成果を生み出せるかを紹介します。
仕事は辛いものと考えていた自分が変われたきっかけは、「行動すること」だけに集中したこと
本題に入る前に私の話をさせてください。
私は仕事を楽しむことができず、ずっと苦しいものだと感じていました。 どうにか捉え方だけでも変えていこうと様々な本から学び行動してみましたが、どうにもうまくいきませんでした。
苦しい瞬間とかはあったとしても、振り返って楽しいと言える仕事時間を過ごせていれば結構幸せなのではないかなと思っています。 その状態を楽しい!と言い切れる人は少ないかもしれないですが…
私は仕事を楽しくするためには、今いる環境で「成果を出すこと」が一番の近道だと考えています。 成果は会社によって異なります。職種によっても異なります。 一概にこれが成果!と言い切れるものではないです。
ですが、どんな環境であっても成果を出すために必要なことがあります。
それが行動して経験から情報を掴んでいくことです。
行動は裏切りません。必ず何かFBを与えてくれます。 そのFBが嬉しくないものであったとしても、次のステージに自分を連れて行ってくれます。
昔の自分は、自己意識が大きく周囲からの目を凄く気にしていました。 そのせいで上手く動けなくなって成果が出ず、さらに閉じこもるという悪いサイクルに陥ってしまいました。
そこから変わるきっかけになったのが、とにかく行動することだけに集中すること。 どうせ凡人なんだから、やってみるだけで儲けもの!精神でやっていきました。
そうすると、気づかぬうちに行動が積み重なることで情報が集まり、視野が広がり結果的に成果を出せる働き方を実現できるようになりました。
今は組織への貢献感を小さいながらも持ちつつ、行動し続けることができているため「仕事が楽しい!」と言える状態になりました。
行動量を増やすためには、スピードにこだわり続けることが重要。「スピード+小さな改善」のサイクルを回す。
仕事において重要なことは、とにかく行動することです。 どういうことが成果に繋がるのか?が見えないうちは、周囲の同僚とかの仕事を観察して自分が貢献できる仕事が見つかったら手を出してみるくらいの姿勢がちょうど良いです。
とにかく量に触れていくこと。
前向きに誰かのためを思って行動していれば、周囲の人が邪険にすることはありません。(邪険にされるような環境であれば離れた方が良いと思います)
誰かの手伝いをする感じで仕事を巻き取っていけると、その人の業務理解もできますし行動量を増やす中で新しい気づきを得ることができます。
この行動をする上で重要なことが、スピードにこだわることです。
スピードは、仕事の生産性を図る指標です。 ビジネスにおいてスピードを高めることは大きな武器で競争優位性を創り出してくれます。
質は後からついてきます。
まず速く行動して周囲の人の力を借りながら成果を創り出す。 行動することで得られた経験という情報を元に、さらに次の行動につなげる。
この行動が小さく積み重なった先に、とても大きな成果を実現している自分が見えてきま
変化の早い現代の中で、スピード感もって物事を前に進めていけることはとても重要です。
次の項目からは、「2分以内で仕事は決断しなさい」からスピードを速める仕事術を紹介します。
スピードは大きな武器になる。意思決定を支える早朝会議から学べるスピードの重要性。
「2分以内で仕事は決断しなさい」は女性用下着販売大手の一つ、トリンプ・インターナショナル・ジャパン株式会社の元社長、吉越 浩一郎さんが著者です。
吉越さんは会社でMS早朝会議で会社の意思決定の効率化・コミュニケーション活性化を実現し、業績向上を実現していました。
会議のプロセスは、
- 議題について担当者が話し、社長が質問する。煮詰め方が甘ければさらに突っ込み、社長が納得するまで応答する。
- 納得出来ない場合は何が足りないか、どこが煮詰められていないかを指摘し、その部分を次の日までの宿題にする。
というシンプルなものです。
議題は2分以内で議論できるくらいの粒度で細分化し、営業部隊の課題からバックオフィスなどの課題点を細かく丁寧に潰していきます。
期限も翌日までという恐ろしく速い期日で改善サイクルが回され、翌日には検証・改善を検討されるというスピード感です。
小さな問題も見逃さず、緊急対応し、再発防止策を考え、横展開で全体に広げる繰り返しで、大きな問題も解決できる体制を創っているのです。 ものすごい仕組みです…
ここから普通のビジネスマンが学べることは、問題が小さいうちにどんどん切り込んで解決していく重要性とスピード感をもったサイクルを回せれば、様々な議題を包含して解決していける体制をつくれることです。
会議の目的は「誰が」｢何を」「いつまでにどうやるか」を決めること。 それができればスピードアップが実現でき、担当者と一緒に議論しながら整理していくことでお互いのコミュニケーション不足解消にも繋がります。
スピードは意思決定の質も高めてくれるのです。
スピードを早めて生産性向上・成果を生み出すための仕事術
では具体的にスピードを速めていくにはどうしたらよいか?
意識していけばスピードアップし、生産性向上・成果を生み出してくれる具体的な仕事術を紹介します。
「いつでもできる」状態をつくらない
最初は期限の話。
「いつでもできる」状態を創らないことが重要です。 必ず締め切りを設定しましょう。基本的に翌日に設定していきます。
仕事全てを同じように翌日にする必要はないです。 ただ、細分化した状態であってもちゃんと翌日に期限を切って前に進めていけるような形で期限を切って行動出来るようにすることが大切です。
締め切りをきっていけば、優先順位で頭を悩ませなくて良いし、段取りが必要なくなります。
余裕があるうちは締め切りの設定が甘い証拠です。 とにかくいますぐに動き出さなければ仕事が終わらない、というくらいでなければ仕事のスピードはあがりません。
最近、todoリストを刷新し翌日期限でtodoをどんどん昇華していく仕事サイクルを実験はじめました。まだ初めて数日ではありますが、ためていたタスクがどんどん片付いていきました。
優先順位に頭を悩ませなくて良いタスク管理状態にすることの重要性を凄く実感しています。
仕事が宿題にならないうちに動き出せ
仕事が宿題にならないうちに動き出せ!
とっても良い言葉であり、普段の自分を考えるとグサッとくる言葉です。
後でやればいいかな、と思って置いたタスクは気づかぬうちにストレスを生み出す存在になります。速く手をつけておけば別にどうとでもなかったことであっても、宿題に成長したことによって気持ち的に大きな存在に勝手にしてしまうのです。
宿題が残っている状態は健全ではなく、他の仕事をしているときとかにも心の中にしこりを残してくるので生産性低下にも繋がります。
これこそスピードが生産性向上に繋がることを大きく示している部分ではない仮名と考えています。
仕事は発生したときが一番面白いのです。 なぜなら、発生したときが一番興味が持て、情報も頭の中に入っているからです。
先延ばしにすれば心理的負荷が増えます。
仕事が宿題となる前に、スピード感を持って取り組んでいくことが重要です。
問題の9割までは事前に手を打てる意識で取り組む
最後は問題の9割は事前に手を打てる意識で取り組むことです。
仕事が気づかぬうちに宿題になるのと同じく、小さな課題も放っておくと気づかぬうちに大きな課題へと成長を遂げてしまうことが多々あります。
目の前の課題感は過去の小さな課題の積み重ねで出てきたこと。 つまり、やるべきことをやっていなかったのが理由であるとわかります。
それは売り上げにおいてもそうです。
利益が出ていないかの原因を突き詰めると、じつはやるべきことをやっていないだけというケースが非常に多い。
後から失敗を振り返り、あのときにこうしていれば良かったという原因が見つかれば、それをやらなかった人の責任でしかありません。
小さいときに手を打ち、再発防止の策をうつという地道な積み重ねは言うは易く行うは難しです。 難儀であってもしっかり向き合ったからこそ、トリンプは早朝会議を地道に積み重ね成果を出すに至っています。
打てる手はすべて事前に打つ。 当たり前のようですが、それが最大のコツです。
企画ならば以下内容を煮詰め切れていない状態であれば、上手くいきません。 事前に以下のことを考え打てる手を打つことで、企画の成功率が高まり実現に繋がります。
- なぜこの仕事が発生したのか
- スケジュールの設定は妥当なのか
- どんな方法で目標を達成させるつもりなのか
- その方法より効率的な方法はないのか
先んじて手を打っていく。 そのスピード感は大きな成果に繋がります。
行動のスピードは競争優位となり個人としては大きな強みになる要素だと強く言えます。
